راه اندازی سالن کنفرانس

اتاق کنفرانس فضایی است که می تواند ده ها یا صدها کارمند را در خود جای دهد. بنابراین طراحی اتاق کنفرانس بسیار مهم است. در انتخاب دستگاه ها، تجهیزات و چیدمان آنها باید دقت زیادی کرد تا افراد بتوانند به خوبی با هم ارتباط برقرار کنند و همه به امکانات صوتی و تصویری دسترسی داشته باشند. در این مقاله به شما نشان خواهیم داد که چگونه این کار را در 7 مرحله آسان انجام دهید.

رویدادها و اهمیت آن در ساخت اتاق کنفرانس

این طرح بر اساس خواسته های مردم آن فضا است. به عنوان مثال، اگر اتاق شما برای جلسات اولیه کارکنان است، چیدمان شما با اتاقی که برای سیاستمداران تعریف شده است متفاوت خواهد بود. یکی از بهترین انتخاب های خدمات تجهیز سالن کنفرانس ایجاد یک اتاق جلسه U شکل است. در این تنظیمات، شرکت‌کنندگان خارج از میز می‌نشینند و فضای بالای U خالی برای قرار دادن تخته سفید یا ویدئو پروژکتور در نظر گرفته شده است. همچنین دوربین اتاق کنفرانس را می توان در این قسمت قرار داد.

مبلمان و صندلی

اگر قصد دارید چندین اتاق کنفرانس ایجاد کنید، بهتر است آنها را متفاوت طراحی کنید تا مردم آنها را با یکدیگر اشتباه نگیرند. مبل ها و صندلی ها نیز مانند سایر مبلمان اداری در طراحی سالن اجتماعات باید ارگونومیک باشند تا به راحتی بتوان برای مدت طولانی روی آنها نشست. در حالی که مبلمان گران قیمت می توانند اتاق کنفرانس شما را جذاب جلوه دهند، گزینه های ساده وزن سبکی دارند و هیچ مشکلی در حرکت ایجاد نمی کنند.

تجهیزات لازم برای سازماندهی اتاق جلسات

در ساخت سالن کنفرانس توسط تیم نیکان علاوه بر چیدمان صندلی ها و میزها باید به فکر تامین تجهیزات فنی مناسب برای برگزاری همایش مجازی نیز باشید. تجهیزات سالن کنفرانس از یک تلویزیون استاندارد برای نمایش سخنرانی ها و یک سیستم صوتی و تصویری قدرتمند تشکیل شده است. برای طراحی اتاق جلسه به دوربینی با قابلیت حدود 120 درجه و تلویزیون با زاویه دید وسیع نیاز است. برد هوشمندی که به کامپیوتر متصل می شود و قابلیت نوشتن روی آن را دارد می تواند بسیار راحت باشد. با این حال، به عنوان یک کسب و کار کوچک، ارائه چنین برد هوشمندی سودمند نخواهد بود. بنابراین باید اتاق کنفرانس را با توجه به بودجه خود تکمیل کنید.

تجهیزات تماس

وقتی صحبت از تماس کنفرانسی به میان می آید، ابزارهای ارتباطی می توانند تاثیر زیادی بر کیفیت تجربه داشته باشند. به طور سنتی از تلفن های فیزیکی برای ارتباط استفاده می شد. خرید یا پیکربندی این گوشی ها می تواند بسیار دشوار و در عین حال کارآمدی زیادی نداشته باشد. تلفن های VoIP گزینه خوبی هستند. زیرا ظرفیت های زیادی دارد و نیازی به تجهیزات ندارد. شما می توانید از این گوشی ها با موبایل خود نیز استفاده کنید.

دسترسی

ابتدا باید نام یا شماره اتاق روی در و داخل درج شود تا افراد بتوانند به سرعت و به راحتی اتاق کنفرانس مورد نظر خود را شناسایی کنند. به طور کلی دکوراسیون و ساختار متفاوت سالن کنفرانس باعث می شود که آنها به راحتی از یکدیگر متمایز شوند.

وایت برد، مانیتور، تلویزیون، دوربین و غیره لطفا در هنگام قرار دادن مراقب باشید. ممکن است بخواهید این موارد را به دلیل زیبایی یا دلایل دیگر در قسمتی جداگانه قرار دهید. با این حال، به یاد داشته باشید که این ابزارها باید در ارتفاع و مکان مناسب قرار گیرند تا همه بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند.

درها و ورودی های اتاق جلسات نیز باید در نظر گرفته شود. درها و راهروها باید به اندازه کافی عریض باشند تا افراد روی ویلچر از آن عبور کنند. به فضای بین مبلمان دقت کنید تا افراد بتوانند به راحتی بین آنها حرکت کنند.

قوانین را تنظیم کنید

برای اطمینان از اینکه هر جلسه اتاق کنفرانس بدون مشکل پیش می رود، همچنین می توانید قوانین و دستورالعمل هایی را برای افراد تعیین کنید تا از آنها پیروی کنند و اصول استفاده از فضای مشترک را بیاموزند. پس از راه اندازی اتاق کنفرانس می توانید اطلاعات شبکه، رمز وای فای، روش رزرو اتاق، شماره تماس پشتیبانی و … را تنظیم کنید. روی دیوار تا همه در مورد آن بدانند.

روشنایی

طراحی اتاق کنفرانس طراحی اتاقی است که در آن ایده ها، تصمیمات و ایده ها متولد می شوند. بنابراین باید به نور و روشنایی این فضا توجه زیادی داشته باشید. نور نقش مهمی در افزایش بهره وری و تمرکز دارد. با بهبود تمرکز، افراد حاضر در اتاق می توانند متمرکز بمانند و فعالانه در بحث ها شرکت کنند و بدون توجه به زمان سپری شده، ایده های بهتری ارائه دهند.

نور اتاق کنفرانس نشان دهنده فرهنگ شرکت است. نور ناکافی و سوسو زدن باعث بیماری های چشمی و سردرد می شود. توجه به دمای رنگ بسیار مهم است. برای طراحی معمولی سالن کنفرانس، دمای رنگ 2700K تا 3000K بهینه است. برای تنظیم متمرکزتر و رسمی تر، دمای پایین تری را بین 3500k و 6500k انتخاب کنید. لامپ های فلورسنت و رشته ای دمای ثابتی دارند. LED ها ممکن است تنظیمات دمای رنگ قابل تنظیم داشته باشند که استفاده از آنها را آسان تر می کند.

به طور کلی برای روشنایی اجزای مختلفی از جمله LED، رشته ای و رشته ای وجود دارد. به طور کلی، LED ها در این زمینه پیشرو هستند زیرا بسیار قابل تنظیم هستند و می توانند تا 50000 ساعت دوام بیاورند.