دو سال پیش بود که برای اولین بار تصمیم گرفتم یک دستگاه حضور غیاب برای دفتر کارمون تهیه کنم. تا اون موقع استفاده از روش‌های سنتی مثل امضا و ثبت دستی بود که هم زمان زیادی میبرد و هم امکان خطا و تقلب وجود داشت. بعد از کلی تحقیق، نهایتاً یکی از دستگاه‌های محبوب بازار رو خریدم، اما از اونجا که همیشه مشکلات فنی از دل تجربه‌ها بیرون میاد، در طول استفاده از این دستگاه با چندین مشکل مواجه شدم که فکر کردم شاید بتونه برای شما هم مفید باشه. توی این مقاله هم تجربه شخصیم رو باهاتون در میون می‌ذارم و هم یه مقایسه بین مدل‌های مختلف دستگاه‌های ساعت زنی انجام میدم، که می‌تونه به عنوان راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب استفاده بشه. اگر قصد خرید یا استفاده از یکی از این دستگاه‌ها را دارید، حتماً با من همراه باشید.
۱. چرا دستگاه حضور و غیاب؟
اولین سوالی که ممکنه بپرسید اینه که چرا اصلاً باید از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنیم؟ جواب خیلی ساده‌ست؛ این دستگاه‌ها کار مدیریت حضور و غیاب کارمندان رو به شدت ساده می‌کنن و دقیقاً نشون میدن که هرکسی کی میاد و کی میره. این برای شرکت‌های بزرگ ضروریه، اما حتی تو شرکت‌های کوچیک مثل دفتر ما هم باعث کاهش زمان و افزایش دقت میشه. نکته‌ای که از اول مهم به نظر میومد این بود که باید دستگاهی انتخاب کنیم که دقت بالا و امکانات به روز داشته باشه.
۲. انواع دستگاه‌های حضور و غیاب
دستگاه‌های حضور و غیاب به سه دسته اصلی تقسیم می‌شن:
• دستگاه‌های کارتی: این مدل‌ها با استفاده از کارت بدون تماس یا RFID کار می‌کنن. کارکنان باید کارت مخصوص خودشون رو به دستگاه نزدیک کنن تا ورود یا خروجشون ثبت بشه.
• دستگاه‌های اثر انگشتی: دستگاه‌های اثر انگشتی از خطوط و نقوش روی انگشتان دست برای شناسایی و ثبت تردد استفاده می‌کنن و اثر انگشت هر کارمند رو ذخیره می‌کنن.
• دستگاه‌های تشخیص چهره: این نوع دستگاه‌ها با استفاده از دوربین چهره افراد را اسکن کرده و شناسایی می‌کنن و حضور و غیاب رو ثبت می‌کنن.
هر کدوم از این دستگاه‌ها مزایا و معایب خودشون رو دارن که در ادامه بررسی می‌کنیم.
۳. تجربه من با دستگاه‌های حضور و غیاب
تجربه شخصی من با یکی از دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی شروع شد. اون موقع یکی از دستگاه‌های معروف رو با قیمت حدود ۳ میلیون تومان خریدم. ابتدا همه چیز خوب بود و کارمندان راحت از دستگاه استفاده می‌کردن. اما بعد از چند ماه مشکلاتی مثل عدم تشخیص درست اثر انگشت در برخی موارد شروع شد.
مشکل اصلی اینجا بود که دستگاه در مواجهه با دست‌های عرق‌کرده یا خیس، قادر به تشخیص صحیح نبود. این موضوع باعث شد که بعضی مواقع کارمندان اذیت بشن و حتی مجبور بشن چند بار انگشت خودشون رو روی سنسور بذارن تا ثبت بشه. گاهی وقتی لکه انگشت روی سطح سنسور میموند، دستگاه شروع می کرده به ثبت ورود خروج و این یک مشکل برای ما بود.
۴. مشکلات فنی و راه‌حل‌ها
بعد از مواجه شدن با مشکل اثر انگشت، تصمیم گرفتم دستگاه رو آپدیت کنم، اما این کار هم خیلی جواب نداد. نهایتاً مجبور شدم به پشتیبانی دستگاه مراجعه کنم. اونجا بود که فهمیدم دستگاه به علت نداشتن سیستم‌های پیشرفته‌تر در تشخیص بیومتریک مثل حرارت دست یا ضخامت پوست مشکل داره و راهی جز تعویض دستگاه ندارم. بنابراین اومدم سمت دستگاه تشخیص چهره.
۵. مقایسه فنی دستگاه‌های حضور و غیاب
| ویژگی‌ها | دستگاه کارتی | دستگاه اثر انگشتی | دستگاه تشخیص چهره |
| دقت | متوسط | بالا | بسیار بالا |
| سرعت | بالا | متوسط | بالا |
| مقاومت در برابر خطا | بالا | کم | بسیار بالا |
| قیمت | پایین | متوسط | بالا |
۶. دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، یک انتخاب بهتر؟
بعد از تجربیات نه چندان خوب با دستگاه اثر انگشتی، نهایتاً تصمیم گرفتم به دستگاه تشخیص چهره روی بیارم. دستگاه‌های تشخیص چهره به دلیل استفاده از هوش مصنوعی و دقت بالا در تشخیص، کمترین خطا رو دارن. برای مثال، حتی در شرایطی که نور محیط کم بود یا کارمند عینک زده بود، دستگاه به خوبی کار می‌کرد. مثلاً من در سایت مجله حضور و غیاب خوندم؛ دستگاه‌های جدید حتی قادرند از فاصله 2 تا 3 متری هم چهره چند نفر را همزمان شناسایی کنن.
بنابراین به نظر من دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره خیلی بهتر از دستگاه‌های انگشت زنی هست و مزایای بیشتری داره.
به طور مثال مهمترین مزایای دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره نسبت به انگشت زنی عبارتند از :
- عدم نیاز به لمس دستگاه و رعایت بهداشت
- عدم تغییر چهره نسبت به اثر انگشت مانند زخم و روغنی و کثیف شدن
- شناسایی سریع‌تر چهره نسبت به اثر انگشت
- استفاده از هوش مصنوعی برای شناسایی چهره و امکان شناسایی از فاصله دور
- امکان شناسایی چهره چند پرسنل به صورت همزمان
۷. امنیت در دستگاه‌های حضور و غیاب
یکی از مهمترین دغدغه‌های من و احتمالاً شما هم، امنیت اطلاعاته. توی دستگاه‌های حضور و غیاب، اطلاعات حساس مثل اثر انگشت و چهره ثبت میشه و اگر این اطلاعات لو بره، می‌تونه مشکلات بزرگی ایجاد کنه. پس وقتی دارید دستگاه انتخاب می‌کنید حتماً به امنیت اطلاعاتی که روی دستگاه ذخیره میشه توجه کنید. البته دستگاه‌های اثر انگشت و تشخیص چهره جدید قابلیت شناسایی موارد تقلبی را دارند و نمیشه به راحتی آنها را هک کرد.
۸. مزایای دستگاه‌های حضور و غیاب جدید
دستگاه‌های حضور و غیاب مدرن امکانات بیشتری دارن مثل ارسال گزارش‌های اتوماتیک به ایمیل یا تلفن همراه مدیر، قابلیت اتصال به شبکه داخلی و حتی تنظیمات منعطف برای مدیریت شیفت‌های مختلف. این امکانات به شدت کار رو راحت‌تر می‌کنه. به طور کلی چند مورد از مزایای دستگاه‌های ساعت زنی جدید نسبت به مدل‌های قدیمی‌تر به شرح زیر است:
- استفاده از الگوریتم‌های شناسایی جدید
- سرعت شناسایی و پردازش بیشتر و دقیق‌تر
- جلوگیری از تقلب و سوء استفاده از دستگاه حضور غیاب
- استفاده از هوش مصنوعی در دستگاه تشخیص چهره
- شناسایی چهره و انگشت زنده از نمونه تقلبی مثل ماسک، عکس، فیلم
- امکان تخلیه آنلاین و ردیابی ترددها از طریق نرم افزار حضور غیاب تحت وب
- امکانات جانبی بیشتر مانند باتری داخلی، اکسس کنترل، وای‌فای و ….
۹. مشکلات رایج دستگاه‌های حضور و غیاب
یکی از مشکلات رایج دستگاه‌های کارتی اینه که کارت‌ها ممکنه گم بشن یا آسیب ببینن. در دستگاه‌های اثر انگشتی، همونطور که گفتم، مشکل عدم تشخیص اثر انگشت‌های خیس یا آسیب‌دیده وجود داره. در نهایت، دستگاه‌های تشخیص چهره هم ممکنه با نور خیلی زیاد یا خیلی کم به مشکل بخورن، اما در کل نسبت به بقیه دستگاه‌ها قابل اعتمادترن.
جمع‌بندی
در نهایت، بعد از تجربه کردن چند مدل دستگاه، باید بگم که دستگاه‌های تشخیص چهره بهترین گزینه برای دفاتر کاری هستن که به دنبال دقت و امنیت بالا هستن. البته، دستگاه‌های کارتی و اثر انگشتی همچنان مناسب محیط‌های کوچکتر یا با بودجه کمتر هستن.
پرسش و پاسخ کاربران
سوال ۱: آیا دستگاه‌های تشخیص چهره همیشه دقیق عمل می‌کنن؟
بله، این دستگاه‌ها به دلیل استفاده از الگوریتم‌های هوش مصنوعی بسیار دقیق هستن، اما ممکنه در نور خیلی زیاد یا خیلی کم به مشکل بخورن.
سوال ۲: چطور می‌تونم امنیت اطلاعات رو در دستگاه‌های حضور و غیاب تضمین کنم؟
حتماً دستگاهی رو انتخاب کنید که اطلاعات رو به صورت رمزنگاری شده ذخیره کنه و از انتقال اطلاعات به شبکه‌های عمومی جلوگیری بشه.
سوال ۳: آیا دستگاه‌های حضور و غیاب می‌تونن گزارشات شیفت‌ها رو به صورت خودکار ارسال کنن؟
بله، بسیاری از دستگاه‌های جدید قابلیت ارسال خودکار گزارشات حضور و غیاب رو به ایمیل یا تلفن مدیر دارن.